مراحل طراحی تیم محتوایی خود را از مخاطب شناسی، محتوا شناسی و بعد از آن تیم شناسی ادامه دادیم. در مخاطب شناسایی درباره شناخت مخاطب به اندازه کافی نوشتم. با توجه به مخاطبی که داریم مشخص کردیم که چه محتوایی باید منتشر کنیم و پس از آن با توجه به محتوایی که نیاز داریم به دنبال ساختن بهترین تیم محتوایی هستیم.
چه افرادی را در تیم محتوا نیاز دارید؟
در ادامه مقاله « پروسه تولید محتوا و پروتکل آن را بنویسید » که فرآیندهای مربوط به تولید محتوا در هر بخش ذکر شده بود، هر برنامه محتوایی که می‌خواهیم اجرا کنیم را به‌صورت یک پروسه در نظر می‌گیریم، پروسه تولید محتوا در وبلاگ، پروسه تولید مصاحبه ویدئویی، پروسه کمپین تبلیغاتی عید نوروز و… .
تسک های هر پروسه
هر پروسه شامل یکسری تسک (وظیفه) می‌باشد که مشخص‌کننده مراحل آن پروسه و نحوه رسیدن به خروجی مطلوب است. اگر نوشتن پروسه و تسک‌های آن با دقت و حوصله انجام شود، همه‌چیز شفاف می‌شود و نکته ابهامی در آن باقی نمی‌ماند.
مسئول هر تسک کیست؟
پس از اینکه تسک ها یا مراحل هر پروسه را یادداشت کردید، هر وظیفه باید یک مسئول داشته باشد که مشخص کند انجام این تسک توسط چه کسی باید انجام شود. مشخص کردن مسئول هر تسک به شما کمک می‌کند که بفهمید چه‌کاری را از چه کسی بخواهید.
پروتکل و قوانین هر پروسه چیست؟
پروسه کاری شما یکسری اصول کلی دارد که رعایت آن‌ها از اهمت بالایی برخوردار است، پس بخش پروتکل باید مهم‌ترین ویژگی‌ها، قوانین و kpi های خود برای سنجش موفقیت یا شکست پروسه را بررسی کند. پروتکل مواردی هستند که باعث می‌شود آنچه در ذهن شما و در ذهن تیم شماست یک شکل شود و با جا به جایی افراد بازهم خروجی شما همان چیزی باشد که باید باشد و تا حد ممکن از بی‌نظمی و وارد شدن سلیقه‌های شخصی جلوگیری کند.
نکته: پروتکل‌ها همواره در حال به‌روزرسانی هستند و ممکن است بخواهیم با توجه به شرایط آن‌ها را تغییر دهیم اما وجود آن باعث می‌شود هم‌زبانی مشترکی نسبت به یک پروسه و اعضا تیم برقرار شود.
یک مثال در نوشتن پروسه‌ها
بیایید یک نمونه پروسه را مثال بزنیم و پیش برویم. مثلاً کسب‌وکاری در زمینه سفارش آنلاین غذا داریم( همانند سرویس چیلیوری، اسنب فود و…). قرار است هر هفته به یکی از رستوران‌های عضو سایت مراجعه کرده و مصاحبه ویدئویی با مالک رستوران انجام دهیم. هدف از این کار ارائه اطلاعات کافی به مشتریان برای انتخاب بهتر است و در طرف مقابل بازاریابی برای بیشتر دیده شدن رستوران انجام داده‌ایم. جزئیات این پروسه را در تصویر دنبال کنید.
قدم اول؛ کد پروسه
این پروسه شماره کدی دارد که باید آن را مشخص کنیم و می‌توانیم در برنامه خودمان از آن به‌جای عنوان پروسه استفاده کنیم.
قدم دوم؛ هدف پروسه
اصلاً چرا باید این پروسه انجام شود و معیار سنجش آن چیست؟ چگونه می‌توانید موفقیت یا عدم موفقیت این پروسه را بررسی کنید. هدف به شما کمک می‌کنید که متر مشخصی برای سنجش عملکرد پروسه داشته باشید و بدانید به کدام سمت می‌روید!
در این مثال تعداد بازدید از صفحه پروفایل و دیده شدن بیشتر رستوران از معیارهای سنجش اصلی هستند.
قدم سوم؛ سایر جزئیات معرفی پروسه
ورودی‌ها: اجرای این پروسه از چه شخصی یا تیمی شروع می‌شود. در این مثال تیم بازاریابی و شخص مدیر مارکتینگ وظیفه معرفی رستوران مناسب را دارد
خروجی‌ها: خروجی این پروسه چه چیزی است؟ باید به‌صورت کلی بدانیم چه چیزی به دست خواهیم آورد که در این مثال یک ویدئو چنددقیقه‌ای معرفی رستوران است
نکته: در نظر داشته باشید گاهی پیش می‌آید که ورودی یک پروسه از خروجی یک پروسه دیگر به وجود آمده است یا خروجی یک پروسه برای ورودی پروسه دیگری استفاده می‌شود.
فرمت: نوع محتوایی که این پروسه تولید می‌کند به چه شکل است. مشخص است که این پروسه یک محتوای ویدئویی تولید می‌کند
قدم چهارم؛ شرح تسک‌ها (وظیفه‌ها)
قبلاً در مقاله « پروسه تولید محتوا و پروتکل آن را بنویسید »درباره تکمیل پروسه نوشته بودم و حالا می‌توانید یک نمونه آن‌ها ببینید که برای انجام دادن این پروسه چه‌کارهایی را باید انجام دهیم و صفر تا صد انجام شدن پروسه شامل چه تسک هایی است.
در پروسه مثال زده‌شده ۶ تسک اصلی داریم که با کد اختصاصی قابل‌دسترسی است و رویه را مشخص می‌کند. این تسک ها مدام در حال به‌روزرسانی هستند و بهتر است نسبت به به‌روزرسانی آن کاملاً منعطف باشیم.
قدم پنجم؛ چه کسی مسئول است؟
چه کسی مسئولیت تسک‌ها را به عهده دارد؟ مشخص کردن مسئول مرتبط به تسک جزو مهم‌ترین مواردی است که در این بخش باید شفاف شود. کپی رایتر، فیلم‌بردار، تدوین‌کننده و… همه جزو گزینه‌هایی هستند که مسئولیت هر تسک در پروسه را عهده‌دار می‌شوند. شفاف‌سازی در این زمینه باعث می‌شود که به‌خوبی درک کنید به دنبال چه شخصی با چه ویژگی رفتاری، مهارتی و سازمانی هستید.
تسک‌های مثال زده‌شده دارای مسئولانی است که به‌راحتی شناسایی شده و نوع کار یا مهارتی که نیاز دارند نیز تا حد قابل خوبی قابل‌بررسی است.
قدم ششم؛ پروتکل بنویسید
همیشه برای اینکه یک پروسه محتوایی به‌خوبی اجرایی شود یکسری قوانین وجود دارد که تیمی که روی این پروسه کار می‌کند باید به‌خوبی نسبت به رعایت آن آگاه باشد. در این صورت مطمئن باشید خروجی کار دارای یک وزن مشخص است. این موضوع برای پروسه‌های جدید که هنوز ناشناخته هستند یا افراد جدیدی که به سازمان اضافه می‌شود اهمیت بیشتری می‌گیرد.
معیارهای سنجش (KPI)، مدیریت زمان، کیفیت اجرایی و… همه جزو مواردی هستند که باید در بخش پروتکل‌ها نوشته شوند.
ممکن است در فرآیند تکمیل پروسه‌ها نا امید شوید یا آن را بیهوده ببینید. شفاف‌سازی انتظارات و خواسته‌های هر پروسه با نوشتن برای تیمی که مدیریت می‌کنید، به اجرای برنامه کمک می‌کند.
در همین مثال معیار سنجشی به صورت کیفی و کمی وجود دارد که خروجی مطلوب از پروسه را شفاف سازی می‌کند.
به طور کلی اصلاح و به روزرسانی پروسه ها یک کار همیشه فعال است و در اجرا با تغییر سیاست ها و کسب تجربه بیشتر بهینه می‌شوند. این روند همواره ادامه دارد و نقطه پایانی نمی‌توان برای آن در نظر گرفت.
قدم آخر؛ لیست تمامی پروسه های خود را کامل کنید
زمانی که به فرم دلخواه خود رسیدید تمامی پروسه‌های خود را مکتوب کنید. با تکمیل آن‌ها درست‌تر برنامه‌ریزی کنید و متوجه شوید دقیقاً به چه تیمی نیاز دارید.
نکته: آنچه مشخص است این یک مدل پیشنهادی است که می‌توانید از آن استفاده کنید و حتی با توجه به نیاز خود آن را شخصی‌سازی کنید. سعی شده در این نمونه مهم‌ترین مواردی که نیاز است را در نظر بگیریم اما شاید نقص‌هایی داشته باشد که در طول زمان آن را اصلاح و بهبود دهیم اما چیزی که مشخص است، مکتوب کردن آنچه که باید در خروجی ارائه شود، در فرآیند تیم سازی و دایره بازاریابی محتوایی شما لازم و ضروری است.
انجام با حوصله این پروسه نویسی شاید در نگاه اول وقت‌گیر به نظر برسد اما دید جامع و وسیع‌تری برای ارائه می‌کند، پیشنهاد می‌کنم حتماً آن را انجام داده و در صورت مواحه شدن با مشکلی در قسمت نظرات همین بخش درج کنید.
این نوشته از سری نوشته های دایره بازاریابی محتوایی. برای آشنایی بیشتر اینجا را کلیک کنید.
