مستندسازی در محتوا از اهمیت بالایی برخوردار است. مستند سازی در قدم اول به شخص مسئول مستقیم آن و در قدم دوم به سایر اعضای تیم محتوایی کمک زیادی خواهد کرد.
هر ردیف شغلی در تیم محتوایی دارای شرایط کاری خاص خودش است. بدین صورت که از قوانین، قواعد و شرایط خاصی در کارش پیروی می‌کند. مستندسازی در محتوا به شما کمک خواهد کرد که اشتباهات سابق خود را تکرار نکنید و لازم نباشد هر فرد به صورت جداگانه تمام آنچه که سازمان یک بار طی کرده را مجددا تجربه کند.
مستندسازی در محتوا برای کارشناس محتوا
فردی که مسئولیتی دارد و برای کارش مستندسازی می کند، نسبت به آنچه در اطرافش در حال شکل گیری است آگاهی بهتری پیدا می‌کند. قرار نیست آنچه در شغل خود می آموزد را به ذهن بسپارد. او با مستندسازی آگاهی بهتری بر کار خود پیدا می‌کند.
مستندسازی در محتوا برای تمام سازمان
اگر در تیم شما فردی در حال انجام کاری است که هیچ کس اطلاع دقیقی از آن ندارد و در صورتی که آن فرد شرکت را ترک کند هیچ کس نتواند به سرعت جایگزین او شود، ریسک بزرگی کرده‌اید. مستندسازی کمک می‌کند که دیگران اطلاعات دقیقی از کم و کیف کار هر فرد در سازمان داشته باشند.
اگر قصد جا به جایی نیرو را دارید یا بخواهید فرد جدیدی به سازمان اضافه کنید با مرور مطالب مربوط به مستندسازی به راحتی نسبت به آنچه که باید انجام شود آگاهی پیدا می کند.
چند نکته درباره مستندسازی
۱- درباره استانداردها بنویسید
یکی از بخش های مهم در مستندسازی توجه به استاندارد سازی است. هر کاری که در سازمان شما انجام میشود دارای یکسری استانداردها و قوانین است که وجود و رعایت آن ها الزامی یا توصیه شده است. این موارد باید استاندارد سازی شوند تا در طولانی مدت نیز همان رعایت شود و افراد سلایق شخصی و ناهماهنگ خود را درگیر کار نکنند.
۲- ساده اما گویا بنویسید
مستندسازی تا جای ممکن کوتاه باشد. از کلمات ساده و روان و جملاتی کوتاه استفاده کنید تا در کم ترین زمان فهم جمله را انتقال دهد. این نکته را در نظر داشته باشید که فایل مستند شده طولانی الزاما به معنی درک بهتر موضوع نیست. فایل مستندسازی شده شما می‌تواند یک صفحه باشد!
۳- از راه های رفته بگویید
درباره کارهایی که تا به امروز انجام داده‌اید و در این زمینه تجربه دارید بنویسید. اگر قبلا ایده‌ای داشتید و آن را به شکل های مختلفی انجام دادید و با شکست مواجه شده است حتما آن را بنویسید و دلیل ناکام ماندن آن را بنویسید تا در آینده دوباره افراد آن را تکرار نکنند، دست کم همان کار را به شکل متفاوتی انجام دهند.
۴- مستندسازی شغل شما نشود
قرار نیست با مستندسازی کار و زندگی خودتان را تعطیل کنید و فقط به آن فکر کنید. در ساختار مستندسازی شما بخشی از کار مهم خود را مکتوب خواهید کرده و درگیر کمال گرایی در این زمینه نشوید.
با توجه به کاری انجام می دهید سبک مستندسازی خودتان را پیدا کنید و آن را طوری پیاده سازی کنید که بتواند در طولانی مدت و با گسترش یا جا به جایی نیرو از هرگونه ناهماهنگی در تیم جلوگیری کنید.
این نوشته، از سلسله مطالب آموزشی دایره بازاریابی محتوا است. برای آشنایی بیشتر با این بخش اینجا را کلیک کنید
ممنون از مطالبتون. چقدر خوب سازماندهی کردید. من تازه دارم با مفهوم بازاریابی محتوا آشنا میشم و مطالب شما کمک زیادی کردن
خوشحالم که کمکی کردم دوست گرامی 🙂